Pour le personnel de la mairie
Les demandes de votre service arrivent dans votre espace, pas dans une boîte mail.
Chaque agent de la mairie a son accès : « Mes demandes ». Il y trouve les signalements des habitants et les demandes de salles, de matériel, de subventions et d'occupation du domaine public adressées à son service. Il prend en charge, avance le traitement, laisse une note. L'habitant reçoit un e-mail quand son signalement passe en cours, puis quand il est résolu.
Aperçu illustratif · données fictives
Portail de démonstration
Compte agent · services techniques
Les demandes de mon service
Services techniques · assignées à moi ou à mon service
3
Mes demandes
5
Mon service
1
Urgentes
- Nouveau
Trou dans la chaussée, rue Pasteur
Signalement · photo jointe
- En cours
Barnums pour la kermesse
Matériel · pris en charge par vous
- Résolu
Banc cassé, square Jean-Moulin
Signalement · habitant prévenu
Côté mairie
La même demande, avec son service et son agent
La mairie voit toutes les demandes dans son guichet : à traiter, non assignées, urgentes, en retard. Elle affecte chacune à un service et à un agent ; c'est ce qui la fait apparaître dans « Mes demandes ». Une note interne accompagne la demande, jamais visible des habitants.
Demande par demande
Ce que l'agent fait, et ce qui reste à la mairie
Un signalement : il le prend en charge, le passe « En cours », puis « Résolu » ; l'habitant reçoit un e-mail à chacune de ces deux étapes.
Une salle, du matériel, une subvention, une occupation du domaine public : il prend en charge et annote ; la validation ou le refus revient au compte mairie. Rien à publier, rien à rédiger pour le public.
Aperçu illustratif · données fictives
Portail de démonstration
Compte agent · vie associative
Salle des fêtes, samedi 21
Salle · vie associative · assignée à moi
- Fait
Prise en charge par vous
Statut visible de la mairie
- Note interne
Vérifier la disponibilité du régisseur
Note, jamais visible des habitants
- Compte mairie
Validation ou refus
Décision réservée à la mairie
Absences et charge
Quand quelqu'un est absent, le service continue
Le responsable répartit
Il voit les demandes à répartir et les réassigne dans son service.
Le suppléant reprend
Un agent déclaré absent est remplacé par son suppléant, qui voit ses demandes jusqu'à son retour. Sans suppléant, elles remontent dans « À répartir ».
La lecture seule suit
Un accès en lecture seule permet de suivre le guichet sans rien modifier.
Mise en route
Comment un agent obtient son accès
- 1
La mairie crée l'agent
Dans « Organisation », rattaché à un service.
- 2
Elle envoie l'invitation
L'agent active son accès depuis l'e-mail reçu.
- 3
Il arrive sur « Mes demandes »
Pas d'inscription publique, rien à installer : le guichet s'ouvre dans le navigateur.
Ce que vous tenez pour acquis maintenant
Chaque agent a son espace, ne voit que son service, traite et annote ; la mairie affecte et décide.
Et pour organiser les services et garder la trace de tout ?
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